チーム内コミュニケーションの質を高めるための方法

チーム内コミュニケーションの質の大切さ

チームコミュニケーションの円滑化は、生産性や士気を高める上で欠かせない要素です。

そのコミュニケーションの質を高める方法としては「何でも言える環境づくり」にあります。

まず、コミュニケーションとは、相手から望まれたことに対して何らかしらの形で応えることです。例えば、相手が挨拶をしたら同じく挨拶で返したり、言葉を交わしたりすることです。その相手から望まれた「言葉を返して欲しい」という要望に対して応えないと、応えなかった社員への信用が下がってしまいます。

組織の中に一人でも信用が低い社員が在籍していると、組織内の雰囲気が悪くなり、業務の効率、生産性の低下を招いてしまいます。

相手の要望に応えない社員は、人並みに聴く耳と話す口をもっているので何らかの理由で応えられないことが考えらえます。

例えば、発言したことに対して、すべてを否定されてしまったり、聴いてもらえなかったり、安易に聞き流されてしまったり、そういったことが組織の中で一度でもあれば、社員は口を閉ざしてしまいます。

そういったことで、社員から発せられる発言に対して、どんなことでも受け止める組織の包容力が求められます。

次に、「何でも言える組織づくり」に役立つ方法を紹介します。

チーム内で好まれるコミュニケーションスタイルを明確にし、共有することが大切です。例えば、カジュアルな会話を好むメンバーもいれば、よりフォーマルなスタイルを好むメンバーもいるため、事前に確認しておくことで誤解を避けられます。

図やグラフ、動画などのビジュアル要素を用いることで、情報を理解しやすくするばかりか、伝達がより効果的になります。特に複雑なアイデアやデータを説明する際に、視覚的なサポートは理解を助けます。そして、活発な意見交換をするきっかけを作り出します。

ボディランゲージや表情はコミュニケーションにおいて重要な役割を果たします。チームメンバーに、自然な笑顔で挨拶をすることや、話すときの身振り手振りは相手に好印象を与えるなどの非言語コミュニケーションの重要性を教育することで、円滑なやり取りを促進します。

相手の話をしっかりと聞くアクティブリスニングを促進します。話の内容を頷きながらオウム返しで反復するなどして、きちんと理解し、誤解や衝突を防ぎ、より深いコミュニケーションを図ることができます。

社員の担当業務に対しての前後工程の担当者や責任者を明確にすることで、相手の立場になって考えた仕事の受け渡しを考えるようになり、相手と仕事を受け渡す前に事前に相談するようになります。この役割や責任の透明性があれば、情報の流れがスムーズになり、チーム全体の協力が強化されます。

チーム全体の成功事例を定期的に共有し、認め合う文化を築きます。成功を称えることで、メンバーのモチベーションが向上し、次の挑戦への意欲が高まります。

また、成功した遂行業務のポイントをメンバーに伝えることにより、他のメンバーが同じ業務を遂行した時にも問題なく対応できるようになるでしょう。そうすることで社員は感謝され、さらにモチベーション向上に繋がります。

これらの方策を取り入れ、コミュニケーションの質を向上させることで、組織の成果や雰囲気を豊かにすることができるでしょう。チームが連携して機能することで、困難な状況にも対応できる力を得ることができます。あなたの組織でも、どのような方法が取り入れられるか考えてみてください。