知らない間につい使ってしまう言い訳と理由の違い
ビジネスの現場では、誰しもがつい使ってしまう言葉や表現があります。その中でも、「言い訳」と「理由」は非常に似ているようで、実は大きく異なる概念です。特に社員として働く際には、この使い分けを理解し、適切に使いこなすことが、会社や自身の品位を保つ上で重要です。今回は、「知らない間につい使ってしまう言い訳と理由」の違いと、品位を損なわずに伝えるためのポイントを解説します。
「言い訳」と「理由」の基本的な違い
「言い訳」とは
言い訳は、自分の責任やミスを回避し、正当化しようとする言葉です。多くの場合、責任転嫁や自己防衛の色合いが強くなりがちです。例としては、「忙しかったから」「あの人のせいで」などが挙げられます。
「理由」とは
理由は、物事や行動の背景や原因を説明するものであり、責任追及や自己弁護を目的としません。客観的な状況や事情を伝える際に用いられ、「なぜそうなったのか」を理解してもらうための説明です。
例
- 言い訳：「遅刻したのは電車が遅れたからです」（責任回避の色合い）
- 理由：「電車が遅れたため、遅刻しました」（事実や背景の説明）
この違いを理解することが、品位を保ったコミュニケーションの第一歩です。
なぜ言い訳はその人や組織の品位を損なうのか
ビジネスシーンでの言い訳は、相手に「責任の所在」を曖昧に見せたり、自己弁護に執着することがあります。これが続くと、「自分は責任を取らない」「仕事に真剣じゃない」と受け取られかねません。
また、言い訳はしばしば自己防衛のための言葉として用いられ、聞く側にとっては「責任感や誠実さに欠ける」と映ることもあります。そのため、社員やビジネスパーソンとしては、なるべく言い訳を避け、事実や背景を冷静かつ誠実に伝えることが求められます。
どう使い分けるか：品位を落とさないポイント
まずは事実を伝える
ミスや遅れについて話すときは、「何が起こったのか」を客観的に伝えることが大切です。感情や言い訳を交えず、「事実」を明確に述べることが信頼を築きます。
説明ではなく、報告のスタンスで伝える
理由を伝えるときは、「なぜそうなったのか」を説明し、今後の対策や改善策も合わせて伝えましょう。責任を回避せず、「私はこうしようと思う」と前向きな姿勢を示すと好印象です。
自己責任を意識した言葉選び
自分のミスや遅れについて話す場合、「申し訳ありません」や「改善に努めます」といった姿勢を示し、責任を持つことを伝えることが重要です。
言い訳を避けるための心構え
・忙しかった、仕方がなかった、という理由を述べる前に、「私の不注意でした」と素直に認める。
・相手の理解を求めるのではなく、状況や事情を説明し、今後の対応を示す。
実践例：言い訳と理由の使い分け
良い例（品位を保つ説明例）：
「先日、資料の提出が遅れてしまい申し訳ありません。当日、急なトラブルが発生し、対応に時間を要しました。今後は事前にリスクを想定し、対応策を準備します。」
悪い例（言い訳の例）：
「忙しかったから遅れました。申し訳ありません。」
このように、背景や事情を説明しつつ、改善策も伝えるのが望ましいです。
まとめ：品位を落とさないための心掛け
社員としての品位を保つためには、次の点を意識しましょう。
- 事実を正確に伝える：感情や言い訳を排除し、冷静に伝える。
- 責任を持つ姿勢を示す：「私のミスです」と認める勇気を持つ。
- 今後の対策を示す：単なる言い訳ではなく、改善策や努力を伝える。
- 相手への敬意を忘れずに：丁寧かつ誠実に話す。
これらのポイントを押さえることで、言い訳と理由を使い分け、且つ自らの品位を落とさないコミュニケーションができるようになります。
関連記事
・社員の成長を妨げる要因とその解決策：成功への道を切り開くために
コメント